01. Identificación del Responsable
El responsable del tratamiento de sus datos personales es HAKISOFT S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida en Colombia, con NIT 901909628-6, domicilio principal en Medellín, Colombia, teléfono de contacto 3046287720 y correo electrónico soporte@hakipos.co(en adelante, "HAKISOFT" o "la Compañía").
02. Marco Normativo
La presente política se rige en estricto cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (Artículo 15), la Ley 1581 de 2012 (Ley General de Protección de Datos Personales), el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015), y demás normas concordantes. Adicionalmente, de conformidad con la operación global e infraestructura tecnológica en la nube, HAKISOFT adopta altos estándares internacionales de ciberseguridad y protección de datos, alineándose con las directrices del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea en lo pertinente al tratamiento y almacenamiento transfronterizo de información.
03. Finalidad del Tratamiento de Datos
HAKISOFT recolecta, almacena, procesa, transmite y transfiere datos personales de usuarios, clientes, empleados y proveedores con las siguientes finalidades específicas y legítimas:
- Prestar los servicios integrales de la plataforma POS (Punto de Venta) y nómina en la nube, incluyendo administración de inventarios, cajas registradoras, transacciones de venta y reportes.
- Tramitar la habilitación y emisión de facturación electrónica, nómina electrónica y demás documentos equivalentes ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o el ente regulador respectivo en Colombia.
- Gestionar la creación y administración de cuentas de usuario, control de perfiles y seguridad de accesos.
- Procesar cobros, pagos, facturación del servicio y suscripciones a través de pasarelas de pago autorizadas.
- Proporcionar soporte técnico y atención al cliente, incluyendo la resolución de incidentes técnicos oPQRs.
- Enviar notificaciones operativas, alertas del sistema, reportes periódicos y comunicaciones comerciales sobre nuevas funcionalidades, promociones o actualizaciones.
- Garantizar el cumplimiento de obligaciones legales, contables, fiscales, requerimientos judiciales y auditorías regulatorias.
04. Tipos de Datos Recolectados
Para la correcta ejecución de la plataforma, HAKISOFT podrá recolectar y almacenar:
- Datos de contacto básicos: Nombre, NIT, cédula, dirección física, dirección de correo electrónico, número de teléfono.
- Datos de facturación y fiscales: RUT, resoluciones de facturación, firma digital, certificados de nómina.
- Información operativa del negocio: Listado de productos, ventas diarias, inventarios, transacciones de clientes finales del comercio, información de empleados para la liquidación de nómina.
- Datos técnicos y de navegación: Dirección IP, tipo de navegador, cookies para control de sesiones, logs de auditoría de seguridad del sistema.
Nota sobre datos sensibles: HAKISOFT no recolecta de manera directa datos de carácter sensible (origen racial, orientación política, datos de salud, etc.). En caso de procesar datos de salud o similares relacionados con nómina electrónica, se garantiza que dicho tratamiento tiene como única finalidad la liquidación legal de aportes y prestaciones sociales conforme a la ley colombiana.
05. Derechos de los Titulares
Como titular de sus datos personales, de acuerdo con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted cuenta con los siguientes derechos constitucionales:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HAKISOFT en su calidad de Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a HAKISOFT para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos exceptuados por la ley.
- Ser informado por HAKISOFT, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen o adicionen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
06. Procedimiento para Inconsultas y Reclamos
Usted puede ejercer sus derechos de Habeas Data enviando una solicitud formal al Oficial de Protección de Datos de HAKISOFT al correo electrónico soporte@hakipos.co o comunicándose al teléfono 3046287720.
Toda solicitud deberá contener al menos: nombre completo del titular, tipo y número de documento de identidad, correo electrónico de contacto, descripción detallada de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo y los documentos soporte que desee hacer valer.
07. Seguridad de la Información
HAKISOFT adopta medidas técnicas, administrativas y humanas altamente rigurosas para garantizar la seguridad de la información almacenada, evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los datos se almacenan en servidores en la nube de alta disponibilidad, cifrados mediante protocolos criptográficos modernos (TLS/SSL para datos en tránsito y algoritmos AES-256 para datos en reposo).
08. Vigencia y Modificaciones
La presente Política de Privacidad rige a partir de su publicación el 22 de junio de 2026. HAKISOFT se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales. Cualquier cambio sustancial será notificado oportunamente a los usuarios a través del correo electrónico registrado o mediante anuncios destacados dentro de la plataforma POS.